Tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto Lawely Oy (”Lawely”)
Y-tunnus: 3110195-5
Osoite: Hollantilaisentie 36 A, 00330 Helsinki
Puhelin: 0504226068
Sähköposti: info@lawely.fi

Tietosuojavastaava

Sari Leppikangas c/o Lakiasiaintoimisto Lawely Oy
Puhelin: +358 (0) 504226068
Sähköposti: sari.leppikangas@lawely.fi

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

 

Lawely noudattaa henkilötietoja käsiteltäessä Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta 679/2016.

 

Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti Lakiasiaintoimisto Lawely Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotka:

  • toimeksiantaja on antanut Lawelylle asiakkaaksi rekisteröityessään tai toimeksiantoa vastaanotettaessa tai sen aikana tai;
  • ilmenevät toimeksiannon hoitamiseen liittyvästä aineistosta, joka on voitu saada toimeksiantajalta, vastapuolelta tai kolmannelta taholta:
    • Tällaisena tietona pidetään esimerkiksi kauppakirjoja ja muuta myyntiaineistoa, asiantuntijaraportteja, yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjoja, osapuolten välistä kirjeenvaihtoa, perukirjoja, jako- ja osituskirjoja, sopimuksia, tuomioita, esitutkintapöytäkirjoja, viranomaisasiakirjoja ja kirjanpitoaineistoa. Tällaisena aineistona pidetään myös eri alojen asiantuntijoilta, pesänselvittäjältä tai -jakajalta tai muilta vastaavilta henkilöiltä, joita asian selvittämiseksi kuullaan.
  •  ilmenevät yleisistä rekistereistä, kuten Kaupparekisteristä, Väestötietojärjestelmästä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai Digi- ja väestötietoviraston osoitetietopalvelusta.

Lawely kerää ja käsittelee esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:

  • perustiedot (esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot)
  • toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja toimeksiannon laadusta riippuen
    • Esimerkiksi perhe- ja perintöoikeutta koskevissa toimeksiannoissa tarpeellisia tietoja ovat mm.
      tiedot perhe- ja sukulaisuussuhteista, varallisuus- ja omaisuustiedot, tiedot aikaisemmin
      toimitetuista osituksista ja perinnönjaoista, tiedot lahjoista ja ennakkoperinnöistä. Tarpeelliset
      tiedot vaihtelevat toimeksiannon laadusta ja laajuudesta riippuen.
    • Asumiseen ja rakentamiseen liittyvissä toimeksiannoissa tarpeellisia tietoja ovat muun muassa
      tiedot osapuolten välisestä kaupasta ja sen ehdoista, henkilön asumiseen liittyvät tiedot, kuten
      tekemät remontit, kiinteistön tai asunnon hoitoa kokevat tiedot, varallisuustiedot, tiedot
      hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksistä. Tarpeelliset tiedot vaihtelevat toimeksiannon
      laadusta ja laajuudesta riippuen.
    • Työoikeudellisissa toimeksiannoissa tarpeellisia tietoja ovat esimerkiksi työnantajatiedot, kuten
      työnantajan nimi, työsuhteen alku- ja loppupäivä, henkilön asema yrityksessä, palkkatiedot ja
      irtisanomisperuste. Tarpeelliset tiedot vaihtelevat toimeksiannon laadusta ja laajuudesta
      riippuen.
    • Yrityssaneerauksissa tarpeellisia tietoja ovat esimerkiksi tiedot henkilön varallisuudesta ja
      maksukyvystä. Tarpeelliset tiedot vaihtelevat paljon tehtävän laadusta ja laajuudesta riippuen.
  • Hoitamisen yhteydessä syntyvää luetteloa toimeksiannon hoitamiseksi tehdyistä toimenpiteistä
    sekä laskutus- ja maksutietoja.
  • Lawelyn ja päämiehen saatavien perimiseksi tarpeellisia tietoja sekä lain sallimalla tavalla selvitettyjä henkilön oikeustoimikelpoisuutta ja luottotietoja koskevat tiedot.
  • Toimeksiannon hoitamiseksi tarpeellisia vakuutustietoja, kuten tietoja toimeksiantajan vastuu- tai oikeusturvavakuutuksesta.
  • Esteellisyyksien selvittämistä varten tarpeelliset tiedot, myös siinä tapauksessa, että toimeksiantosuhdetta ei syntyisikään. Tällöin säilytetään yhteyttä ottaneen henkilön nimi, vastapuolen nimi sekä mitä asia on koskenut (esimerkiksi kiinteistön tai asuntokaupan yksilöintiedot, lyhyt selostusriidan tai konsultaatiopyynnön kohteesta).

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Keräämme tietoja myös käyttäjäkokemuksen parantamiseksi.

Henkilötietojen saaminen on edellytyksenä asiakassuhteen avaamiselle.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Lawely käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Lawely käsittelee henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimeksiantojen tai määräyksenvaraisten
tehtävien hoitamista varten taikka toimeksiantosuhteesta sopimiseksi ja esteellisyyksien tarkastamiseksi.

Lawely voi käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa
tai toteuttaakseen viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Lawely käsittelee henkilötietoja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi sekä kohdennetun markkinoinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu lähtökohtaisesti asiakkaan suostumukseen. Määräystenvaraisten tehtävien sekä vastapuolen ja todistajien henkilötietojen osalta tietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.

Siltä osin kuin tieto on kerätty toimeksiantosuhteesta sopimista varten, esimerkiksi kun rekisteröity ottaa yhteyttä Lawelyn verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta, tietojen käsittely tarpeellisessa laajuudessa perustuu suostumukseen siihen saakka, kunnes toimeksiantosuhde on syntynyt. Tällaisia tietoja voidaan säilyttää tarpeellisen ajan esteellisyyksien selvittämistä varten, vaikkei toimeksiantosuhdetta syntyisikään. Siltä osin kuin tietoja käsitellään esteellisyyksien selvittämiseksi, perusteena on oikeutettu etu.

Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten (laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 444/2017).

 

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Lawely voi luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

  • toimeksiannon vastapuolille, asiantuntijoille ja todistajille sekä tuomioistuimelle ja viranomaisille siinä laajuudessa kuin se on toimeksiannon tai tehtävän hoitamiseksi tarpeen;
  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka  tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
  • kun Lawelyn yhteistyökumppanit, kuten IT-järjestelmien palveluntarjoajat tai kirjanpitäjä, käsittelevät Lawelyn antamasta toimeksiannosta henkilötietoja Lawelyn ohjeistuksen mukaisesti. Lawely huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä;
  • kun Lawely arvioi, että luovuttaminen on lainsäädännön edellyttämällä tavalla välttämätöntä Lawelyn oikeuksien toteuttamiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
  • vakuutusyhtiöille vakuutuskorvauksen hakemiseksi ja vakuutusyhtiötä laskutettaessa.

 

Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin lain edellyttämällä tavalla tai EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

 

Henkilötietojen säilyttäminen

Lawely säilyttää toimeksiannon tai määräyksenvaraisen tehtävän hoitamisessa saadut tiedot 10 vuotta
toimeksiannon tai tehtävän päättymisestä.

Lawely säilyttää esteellisyyden tarkastamiseksi tarpeelliset tiedot tarvittaessa myös yli 10 vuotta. Tällaisia tietoja ovat henkilön nimi, vastapuolen nimi sekä mitä asia on koskenut (esimerkiksi kiinteistön tai asuntokaupan yksilöintiedot, lyhyt selostus riidan tai konsultaatiopyynnön kohteesta) ja luettelo tehdyistä toimenpiteistä.

Mikäli henkilötiedon säilytys perustuu sopimukseen, kuten siihen, että asiakas ja Lawely ovat tehneet sopimuksen testamenttiasiakirjan tai edunvalvontavaltuutuksen säilyttämisestä Lawely säilyttää asiakirjaa niin kauan kuin se on tarpeen tai luovutettu aiemmin selostetulla tavalla, taikka jos sopimus päättyy asiakkaan irtisanomisen johdosta.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien
tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Henkilötiedot tuhotaan tietoturvallisesti.

 

Rekisterin tietolähteet / säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sähköisillä ja/tai paperisilla asiakastietolomakkeilla sekä sopimuksilla asiakassuhteen yhteydessä, asiakaspalvelun yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta. Lawely voi myös kerätä asiakastietoja tarpeen mukaan julkisista rekistereistä kuten väestörekisterikeskukselta, kaupparekisteristä, Suomen Asiakastieto Oy:stä tai muulta luotettavalta taholta. Lawely voi kerätä asiakastietoja viranomaisten pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Lawely noudattaa henkilötietojen käsittelyssä ja suojauksessa lakia sekä viranomaismääräyksiä ja -ohjeita. Henkilötietoja käsittelevät vain Lawelyn erikseen määrittelemät henkilöt, jotka tarvitsevat rekisteriin tallennettuja tietoja asiakas- tai palvelusuhteen hoitamiseksi tai sisäisen riskienhallinnan varmistamiseksi. Lawely on ohjeistanut rekisterin käytön. Rekisterin käyttäjä tunnistetaan ja käyttövaltuuksia ja niiden rekisteröintiä valvotaan huolellisesti.

Manuaalinen aineisto:
  • Tiedot säilytetään lukitussa säilytys- tai paloturvakaapissa Lawelyn toimipisteessä, jonne on pääsy vain Lawelyn henkilökunnalla.
Sähköinen aineisto:
  • Henkilötietojen käsittely vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka on annettu vain erikseen määritetyille henkilöille. Näin voidaan seurata, kuka käsittelee tietoja ja miten tietoja käsitellään. Mikäli tietoa muutetaan, siitä jää sähköinen jälki ja tieto muuttamisen ajankohdasta ja muuttajasta. Sähköinen aineisto säilytetään kahdennettuna palomuureilla ja virustorjunnalla suojattuna.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö Lawely hänen tietojaan ja mikäli näin on, oikeus saada henkilötiedot tarkastettua.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on hänen toimitettava kirjallinen ja omakätisesti allekirjoittamansa pyyntö rekisterinpitäjälle tai esitettävä pyyntö henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tietojen tarkastaminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Rekisterinpitäjä toimittaa pyydetyt tiedot rekisteröidylle tai järjestää tilaisuuden tutustua tietoihin ilman aiheetonta viivytystä.

Salassapito- ja vaitiolovelvoite voi rajoittaa tietojen antamista ja antaa oikeuden kieltäytyä osittain tai kokonaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai täsmentämistä taikka rajoittaa henkilötietojen käsittelyä huomioiden kuitenkin tietojen käyttötarkoituksen. Jos rekisterissä oleva tieto on esimerkiksi vanhentunut,  puutteellinen, virheellinen tai tarpeeton, on rekisteröidyllä oikeus pyytää häntä koskevan tiedon korjaamista. Korjaamispyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti mainittuun osoitteeseen. Lawely korjaa oma-aloitteisesti ilman aiheetonta viivytystä havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä  tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, mikäli tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen, henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, jonka rekisteröity peruuttaa, rekisteröity käyttää tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaista vastustamisoikeuttaan, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai henkilötiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta Lawelyn lakimääräisten velvollisuuksien täyttämiseksi tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn.

Oikeutta tulla unohdetuksi ei tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan mukaan sovelleta esimerkiksi silloin, kun käsittely on tarpeellinen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, estämiseksi tai puolustamiseksi. Näin ollen rekisteröidyllä ei ole oikeutta saada henkilötietojaan poistetuksi 10 vuoden aikana toimeksiannon tai määräyksenvaraisen tehtävän päättymisestä tai  tätä pidemmältä ajalta, mikäli pyyntö koskee tietoja, jotka Lawelyn on säilytettävä esteellisyyksien tarkastamista varten. Lisäksi jos joku Lawelyn henkilökunnasta on esimerkiksi todistanut testamentin tai muun asiakirjan, voidaan todistamiseen liittyvät muistiinpanot säilyttää 10 vuotta pidemmän ajan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, esimerkiksi jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Rekisteröity voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan.